BT Bütçesi Hazırlamaya Giriş – BTBDGT’101 / Introduction to BT Budgeting – BTBDGT’101

[Scroll down for English version]

Global firmalarda genelde yaz ayları bir sonraki yılın bütçesinin hazırlık çalışmaları ile geçer. Yaklaşık 6 ay kadar süren çalışmalar sonrasında bütçeler “neredeyse” hazır olur ve Finans birimlerine iletilir. Yılın geri kalan kısmında da, bütçe/harcama durumu ve diğer detaylara bakılarak zaman zaman revizyona giderler. Sonuç olarak bütçeler sürekli olarak değişime açık araçlardır. “Bütçe değişemez” diye bir kural yoktur, mantıklı gerekçeleri ortaya konulduğu sürece, herşey güncellenebilir…

BT Budgeting 101
BT Budgeting 101

BT bütçelerini hazırlarken dikkat edilmesi gereken bazı adımlar vardır, zira artık BT departmanları kendi bütçelerinin yanısıra (BT funded), iş birimleri tarafından bütçelenmesi gereken (Business funded) BT harcamalarını da hazırlamaktadırlar. BT bütçeleri temel olarak aşağıdaki ana bölümden oluşur:

  • BT operasyonlarının sürekliliği için gerekli olan bütçe:
    – Genel yönetim giderleri

    • Eğitimler
    • Ofis yönetim giderleri
    • Grup toplantıları
    • Diğer

    – Maaşlar, yan haklar
    – Amortisman giderleri
    – Operasyonel giderler:

    • Yazılım bakım/onarım
    • Donanım bakım/onarım
    • Hizmet alımları
    • Telekomünikasyon, data iletişim giderleri
    • Felaket kurtarma (DRP)
    • Diğer
  • Yeni projerler için gerekli olan bütçe:
    – Yazılım projeleri giderleri
    – Donanım projeleri giderleri

Firmaların ihtiyaçlarına bağlı olarak bütçe kategorilerinde bazı farklılıklar olsa da genel anlamda BT bütçeleri yukarıdaki temel bölümlerden oluşmaktadır. Gerçekçi bir BT bütçesi hazırlayabilmek için, minimum yukarıdaki detaylara sahip, ek olarak öngörülemeyen durumları karşılayacak “management reserve” olarak da adlandırılan kısmı içeren bir çalışma yapılması yeterli olacaktır. İlgili iş birimleri ile yapılacak olan görüşme ve incelemeler sonucunda bütçe son haline gelecek ve kullanıma hazır olacaktır. İlgili iş birimleri ile BT bütçesi üzerinde görüşmek önemli bir adımdır. En başta da belirttiğim gibi, BT bütçelerinin bir kısmı aslında iş birimlerine ait olan fakat BT tarafından koordine edilen harcalamaları içermektedir. Bu nedenle, asıl bütçe sahibi olan birimlerin gelecek yıl planlarını ve önceliklerini net olarak anlayıp, BT bütçelerini buna uygun şekilde oluşturma konusunda BT yöneticilerinin gereken hassasiyeti göstermeleri gerekir.

Yazın bu son günlerinde bütçe hazırlıkları yapan herkese kolay gelsin…


[English version]

Many of the global companies start spending some time on next year’s budgeting process during the summer. After having lots of discussions and reviews until end of the current year which is about 6 months of duration, budgets of next year “almost” finalized and becomes ready to handover Finance department. Once the new financial year start, budgets are being reviewed during the year and revised depending on actuals if necessary. This means, budgets are flexible control tools which are open for changes as long as valid reasonings can be put on the table. There is no rule stating that “budgets cannot change”…

BT Budgeting 101
BT Budgeting 101

There are some steps need to be taken into account while preparing BT budgets since BT departments are not only preparing their own budgets (BT funded), but also preparing Business funded BT budgets referring to budget of BT managed-business owned processes as well. BT budgets usually have the following main sections::

  • BT budget to sustain operations:
    – Administrative costs

    • Training
    • Office Administration costs
    • Group meetings
    • Other administrative costs

    – Compensation and benefits
    – Depreciation
    – Operational costs:

    • Software maintenance
    • Hardware maintenance
    • Managed Services costs
    • Telecommunication and data network costs
    • Disaster recovery, business continuity costs (DRP)
    • Other operational costs
  • New projects cost:
    – Software projects costs
    – Hardware projects costs

Depending on the needs of companies, some categories might be different but overall BT budgets contain these main parts as stated above. In order to prepare a realistic BT budget, you need to include the details mentioned above and also need to include some additional reserve called as “management reserve” to cover any un-planned situations during the financial year. After having some discussions and reviews with relevant parties and business units, BT budget will be finalized and ready to use. Discussing BT budgets with relevant parties and business units is an important step. As it was mentioned at the beginning of the article, BT budgets also include some parts actually belong to business units but managed/controlled by BT (business funded BT budget). So, understanding priorities and next year plans of the budget owners and preparing the BT budgets aligned with business priorities are very important and should be carefully taken into account by BT managers.

I wish a great success to BT managers who are preparing next year’s BT budgets during the last days of the summer…

Advertisements

One comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s